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DATABILLITY, INC. faisant affaire sous le nom BILLITY AI POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d’entrée en vigueur : 1er avril 2026 Dernière mise à jour : 20 octobre 2026

Version : 3.3

1. Introduction

DataBillity, Inc., faisant affaire sous le nom Billity AI (« Billity AI », « nous », « notre » ou « nos »), s’engage à protéger la vie privée et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés par nos entreprises abonnées et par les clients de celles-ci. La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons les Données personnelles dans le cadre de la plateforme Billity AI (la « Plateforme »), laquelle fournit une analytique des données clients propulsée par l’IA, un engagement marketing hyperpersonnalisé, la gestion du consentement, des services de messagerie SMS et texte, ainsi que des services de fidélisation inter-réseaux.

La présente Politique de confidentialité s’applique à tous les utilisateurs de la Plateforme, y compris les entreprises abonnées (« Abonnés »), les clients de ces entreprises (« Clients finaux »), les personnes et entités qui participent au programme de partenaires Billity AI (« Partenaires »), et les visiteurs de nos sites Web (y compris billity.ai et databillity.com) et de nos applications. Elle est conçue pour se conformer à la California Consumer Privacy Act, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act (« CCPA/CPRA »), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (« PIPEDA » ou « LPRPDE »), aux lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (« Loi du Québec » ou « Loi 25 du Québec »), la Personal Information Protection Act de l’Alberta (« PIPA de l’Alberta ») et la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique (« PIPA de la C.-B. »), et elle s’inspire des principes du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« GDPR » ou « RGPD »).

Nous adhérons aux principes de pratiques équitables en matière de renseignements (« FIPPs »), tels qu’ils sont reflétés dans les Lignes directrices de l’OCDE sur la protection de la vie privée, lesquels servent de principes fondateurs aux cadres de protection de la vie privée dans le monde, y compris la PIPEDA (LPRPDE), le GDPR (RGPD) et les principes de protection de la vie privée dès la conception.

Accords connexes : La présente Politique de confidentialité est incorporée par renvoi dans les Conditions d’utilisation de Billity AI (« Conditions d’utilisation »). Les différends relatifs à la présente Politique de confidentialité sont assujettis aux dispositions des Conditions d’utilisation relatives au droit applicable et au règlement des différends (lois de l’État du Delaware; arbitrage exécutoire administré par l’American Arbitration Association selon ses Commercial Arbitration Rules à Seattle, Washington, États-Unis). Le partage de données inter-réseaux entre Abonnés au sein du Réseau Billity AI est régi par l’Entente de participation au réseau de partage de données avec des tiers, distincte et volontaire (« Entente du réseau »). La participation au programme de partenaires Billity AI est régie par l’Entente du programme de partenaires, distincte, accessible à partners.billity.ai, laquelle incorpore la présente Politique de confidentialité par renvoi à l’égard des Données personnelles des Partenaires. Les services de messagerie SMS et texte sont régis par la section 9 des Conditions d’utilisation, laquelle comprend des exigences supplémentaires en matière de consentement, de contenu et de conformité au titre de la Telephone Consumer Protection Act (« TCPA »), des CTIA Messaging Principles and Best Practices, des exigences d’enregistrement 10DLC et de la Loi canadienne anti-pourriel (« CASL » ou « LCAP »).

2. Portée et applicabilité

2.1 Ce que couvre la présente politique La présente Politique de confidentialité régit la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des Données personnelles traitées au moyen de la Plateforme Billity AI, y compris les données reçues des systèmes de l’Abonné tels que les plateformes de planification des ressources de l’entreprise (« ERP »), les systèmes de gestion de la relation client (« CRM »), les passerelles de paiement en ligne, les caisses de commerce électronique, les systèmes de point de vente en magasin (« POS ») et les canaux de messagerie SMS et texte (collectivement, les « Canaux »).

2.2 Ce que la présente politique ne couvre pas La présente Politique de confidentialité ne traite pas de ce qui suit :

Les lois applicables à des secteurs d’activité ou à des types de données particuliers, telles que celles qui régissent les données des enfants (COPPA), les institutions financières (GLBA) ou les fournisseurs de soins de santé (HIPAA).
Les lois sur le marketing direct et la publicité, la réglementation relative aux témoins et aux technologies de suivi, ou les autres règles sectorielles qui peuvent s’appliquer de façon indépendante aux activités de l’Abonné.
La vente, la location ou la concession de licence de Données personnelles identifiables à des tiers non liés à l’extérieur du Réseau Billity AI.

2.3 Application selon le territoire La présente Politique de confidentialité s’applique aux activités de traitement menées aux États-Unis et au Canada. Pour les Abonnés établis aux États-Unis et leurs Clients finaux, la CCPA/CPRA est la loi de protection des données qui prévaut. Pour les Abonnés et les Clients finaux canadiens, la PIPEDA (LPRPDE) et les lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée prévalent. Les principes du GDPR (RGPD) sont incorporés à titre de cadre de pratiques exemplaires afin d’assurer une préparation réglementaire maximale et de soutenir les Abonnés qui peuvent avoir des clients ou des activités établis dans l’Union européenne.

3. Définitions clés

« Données personnelles » (ou « renseignements personnels ») désigne tout renseignement qui identifie une personne physique ou un ménage identifié ou identifiable, se rapporte à cette personne ou à ce ménage, les décrit, peut raisonnablement leur être associé ou pourrait raisonnablement leur être lié, directement ou indirectement. Cela comprend les noms, les numéros d’identification, les données de localisation, les identifiants en ligne, les données transactionnelles et les numéros de téléphone mobile. « Données anonymisées » désigne les données qui ont été modifiées de façon permanente et irréversible de sorte qu’elles ne peuvent raisonnablement servir, pour quelque partie que ce soit, à identifier une personne, à se rapporter à elle, à la décrire, à lui être associées ou à lui être liées, directement ou indirectement. « Données dépersonnalisées » désigne les données qui ont été modifiées de sorte qu’elles ne peuvent raisonnablement identifier une personne en particulier, se rapporter à elle, la décrire ou lui être liées, pourvu que l’organisation qui les conserve : (a) prenne des mesures raisonnables pour veiller à ce que les données ne puissent pas être réassociées à une personne; (b) s’engage publiquement à conserver les données sous forme dépersonnalisée; et (c) oblige contractuellement tout destinataire à respecter les exigences de dépersonnalisation. « Données pseudonymisées » désigne les données qui ont été traitées de sorte qu’elles ne puissent plus être attribuées à une personne en particulier sans l’utilisation de renseignements supplémentaires, pourvu que ces renseignements supplémentaires soient conservés séparément et fassent l’objet de mesures techniques et organisationnelles visant à empêcher la réidentification. Les Données pseudonymisées demeurent des Données personnelles au sens du GDPR (RGPD). « Persona » désigne un archétype de client anonymisé ou agrégé généré par la Plateforme à partir de données transactionnelles et comportementales. Un Persona ne contient pas de Données personnelles et ne peut servir à identifier ou à réidentifier quelque personne que ce soit. « Abonné » désigne une entreprise qui a obtenu une licence d’utilisation de la Plateforme Billity AI afin de saisir, de gérer et d’analyser des données clients à des fins d’engagement marketing et d’intelligence d’affaires. « Client final » désigne une personne dont les Données personnelles sont traitées au moyen de la Plateforme en raison de ses interactions avec les Canaux d’un Abonné. « Partenaire » désigne une personne ou une entité autorisée à participer au programme de partenaires Billity AI aux termes de l’Entente du programme de partenaires, distincte, accessible à partners.billity.ai. Un Partenaire peut également être un Abonné; lorsqu’une personne ou une entité cumule les deux rôles, les Données personnelles sont traitées selon le cadre applicable à chaque rôle. « Réseau » désigne l’ensemble des Abonnés qui participent au réseau de partage de données avec des tiers de Billity AI et qui peuvent, sous réserve de l’Entente du réseau et du Consentement inter-réseaux, partager des données dans le but d’améliorer l’expérience des clients. « Entente du réseau » désigne l’Entente de participation au réseau de partage de données avec des tiers, distincte et volontaire, qui régit la participation d’un Abonné au Réseau. « Consentement inter-réseaux » désigne le consentement distinct, précis, éclairé et librement donné, obtenu d’un Client final, qui autorise le partage de ses Données personnelles entre les Abonnés participants au sein du Réseau, tel qu’il est décrit à la section 7.1 (couche 4) de la présente Politique de confidentialité et à la section 5 de l’Entente du réseau. « Traitement » désigne toute opération effectuée sur des Données personnelles, qu’elle soit automatisée ou non, y compris la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, le rapprochement, la limitation, l’effacement ou la destruction.

4. Renseignements que nous recueillons

4.1 Renseignements recueillis par l’intermédiaire des Canaux de l’Abonné Lorsque les Abonnés intègrent la Plateforme à leurs Canaux, nous pouvons recevoir les catégories suivantes de Données personnelles au sujet des Clients finaux :

Données de transaction et de facturation, y compris l’historique d’achats, les montants des paiements, la fréquence, les catégories de produits ou de services et les identifiants de facturation.
Coordonnées, y compris le nom, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone, le numéro de téléphone mobile et l’adresse postale.
Identifiants de compte et données d’inscription à un programme de fidélisation.
Identifiants d’appareil et de Canal, y compris les identifiants de terminal de point de vente, les données de session de commerce électronique et les références de passerelle de paiement en ligne.
Préférences et données comportementales tirées des habitudes d’achat dans l’ensemble des Canaux de l’Abonné.
Données de messagerie SMS et texte, y compris les numéros de téléphone mobile, le contenu des messages, les métadonnées des messages (horodatages, état de livraison), les registres d’opt-in et de retrait, le libellé du consentement présenté et l’historique des interactions recueilli au moyen des Services de messagerie de la Plateforme (tels qu’ils sont décrits à la section 9 des Conditions d’utilisation).

4.2 Renseignements recueillis directement Nous pouvons également recueillir des renseignements directement auprès des Clients finaux qui s’inscrivent à un programme de fidélisation du réseau Billity AI ou qui interagissent avec des fonctionnalités propulsées par Billity AI, notamment :

Renseignements d’inscription fournis lors de l’adhésion à un programme de fidélisation.
Préférences de communication et registres de consentement, y compris les préférences d’opt-in aux SMS.
Commentaires, demandes de renseignements et demandes d’assistance.

4.3 Renseignements personnels sensibles Nous ne recueillons pas intentionnellement de renseignements personnels sensibles, notamment les authentifiants de comptes financiers, les numéros d’identification délivrés par une autorité gouvernementale, les données de géolocalisation précise, les données biométriques, les renseignements sur la santé, ou les données révélant l’origine raciale ou ethnique, les croyances religieuses, l’orientation sexuelle ou des catégories semblables. Si des renseignements personnels sensibles sont reçus par inadvertance au moyen d’une intégration de Canal, nous prendrons des mesures raisonnables pour les supprimer ou les dépersonnaliser sans délai.

4.4 Renseignements recueillis au sujet du Personnel de l’Abonné Lorsqu’un Abonné invite ses employés, entrepreneurs, mandataires ou représentants autorisés (« Personnel de l’Abonné ») à participer au programme d’avis SMS de la Plateforme à des fins de soutien aux clients et aux prospects (tel qu’il est décrit à la section 9.13 des Conditions d’utilisation), nous pouvons recueillir les catégories suivantes de Données personnelles au sujet du Personnel de l’Abonné :

Nom, rôle ou titre, et lien organisationnel avec l’Abonné.
Numéro de téléphone mobile (appareil personnel ou professionnel).
Registres d’opt-in et de retrait, y compris le libellé du consentement présenté, l’horodatage et le mode de consentement.
Métadonnées d’interaction avec les messages (état de livraison, horodatages, indicateurs de réponse).

Les données du Personnel de l’Abonné sont recueillies uniquement au moyen du mécanisme d’opt-in sur invitation de l’Abonné et sont utilisées exclusivement pour la transmission d’avis opérationnels au Personnel. Les données du Personnel de l’Abonné sont conservées séparément des données des Clients finaux et ne sont jamais utilisées pour la génération de Personas, le score de valeur à vie (LTV), l’enrichissement inter-réseaux, l’entraînement de modèles d’IA ou toute fin de marketing ou de promotion. Les numéros de téléphone du Personnel de l’Abonné et les données d’opt-in ne sont pas communiqués aux Clients finaux, aux autres Abonnés, au Réseau ni à quelque tiers que ce soit.

4.5 Renseignements recueillis au sujet des Partenaires Lorsqu’une personne ou une entité présente une Demande et est admise au programme de partenaires Billity AI (tel qu’il est décrit dans l’Entente du programme de partenaires), nous recueillons et traitons les catégories suivantes de Données personnelles au sujet du Partenaire et de ses représentants autorisés :

Renseignements d’identité et coordonnées: nom complet, nom de l’entreprise (le cas échéant), adresse professionnelle, adresse de courriel, numéro de téléphone, URL du site Web.
Renseignements fiscaux et sur la propriété effective: numéro d’identification de contribuable (SSN, EIN ou équivalent hors des États-Unis), résidence fiscale, données du formulaire IRS W-9 ou W-8BEN/W-8BEN-E, données des formulaires de l’Agence du revenu du Canada et divulgations relatives à la propriété effective exigées pour l’intégration à Stripe Connect. Les numéros d’identification fiscale sont chiffrés au repos.
Renseignements d’acheminement des paiements: identifiant de compte Stripe Connect, mode de versement et renseignements connexes fournis directement à Stripe aux termes de la Stripe Connected Account Agreement.
Identifiants du programme et registres d’activité: code de référence du Partenaire, Codes promotionnels attribués, identifiants de canaux promotionnels soumis dans la Demande (sites Web, identifiants de médias sociaux, plateformes d’infolettres), écritures du grand livre des commissions, historique des versements et registres de piste d’audit.
Registres de communication et d’assistance: correspondance avec les équipes de soutien aux Partenaires et les équipes juridiques de Billity AI, et réponses d’audit soumises aux termes de la section 11.2 de l’Entente du programme de partenaires.

Les données des Partenaires sont recueillies directement auprès du Partenaire au moyen du Portail des partenaires, auprès de Stripe Connect pour l’acheminement des paiements, et auprès des systèmes de facturation de la Plateforme pour l’accumulation des commissions. Les données des Partenaires sont conservées séparément des données des Clients finaux, sont utilisées uniquement pour l’administration du programme de partenaires (y compris l’intégration, l’attribution, le calcul des commissions, le versement, la prévention de la fraude, la déclaration fiscale et la surveillance de la conformité), et ne sont pas utilisées pour l’entraînement de modèles d’IA, la génération de Personas, le score de valeur à vie (LTV) ni l’enrichissement inter-réseaux. Les données des Partenaires sont conservées pendant la durée de l’Entente du programme de partenaires, puis pendant les périodes exigées par les lois applicables en matière de tenue de dossiers fiscaux, de lutte contre le blanchiment d’argent et d’audit des commissions (lesquelles, pour les Partenaires des États-Unis, sont habituellement de sept (7) ans pour les dossiers 1099).

5. Comment nous recueillons les renseignements

Les Données personnelles sont recueillies au moyen des mécanismes suivants :

Par l’intermédiaire des Canaux de l’Abonné: Lorsqu’un Client final effectue une transaction, s’inscrit à un programme de fidélisation ou interagit autrement avec les systèmes intégrés d’un Abonné (ERP, CRM, passerelle de paiement, caisse de commerce électronique ou POS), les données sont transmises à la Plateforme au moyen de connexions API authentifiées et chiffrées.
Par la messagerie SMS et texte: Lorsqu’un Client final envoie ou reçoit des messages texte au moyen des Services de messagerie de la Plateforme (propulsés par le fournisseur tiers de connectivité SMS/MMS désigné par Billity AI), y compris les conversations SMS entrantes avec les Billity Bots, les avis sortants et les interactions d’opt-in et de retrait. La collecte de données SMS est assujettie aux exigences de consentement décrites à la section 7.5 de la présente Politique de confidentialité et à la section 9.3 des Conditions d’utilisation.
Par interaction directe: Lorsqu’un Client final interagit directement avec le programme de fidélisation Billity AI, une interface de consentement, une application d’enregistrement ou un outil d’engagement à la marque de l’Abonné propulsé par la Plateforme.
À partir des transmissions de l’Abonné: Les Abonnés peuvent téléverser ou transmettre des ensembles de données clients à la Plateforme pour des services d’analyse, de segmentation et de personnalisation.
Par les invitations au Personnel de l’Abonné: Lorsqu’un Abonné invite ses employés, entrepreneurs ou mandataires à recevoir des avis SMS opérationnels au moyen du programme d’avis au Personnel de la Plateforme (section 9.13 des Conditions d’utilisation), les données du Personnel de l’Abonné sont recueillies au moyen du mécanisme d’opt-in sur invitation. Le consentement est obtenu directement de la personne par un opt-in affirmatif, et la participation est volontaire.
Par le Portail des partenaires: Lorsqu’un Partenaire soumet une Demande, configure son compte, génère ou échange des Codes promotionnels, ou consulte le grand livre des commissions et les registres de versement au moyen du Portail des partenaires (partners.billity.ai), les données sont recueillies directement auprès du Partenaire au moyen d’interfaces authentifiées et, pour l’acheminement des paiements, au moyen du parcours d’intégration Stripe Connect Express.

6. Fondements juridiques du Traitement

Nous traitons les Données personnelles uniquement lorsque nous disposons d’un fondement licite pour le faire. Le fondement juridique applicable dépend du territoire, de la nature des données et de l’activité de Traitement précise.

6.1 États-Unis (CCPA/CPRA)

Au titre de la CCPA/CPRA, nous traitons les Données personnelles à des fins d’affaires et à des fins commerciales divulguées, sous réserve des exigences d’avis, de consentement et de limitation des finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité. Les Clients finaux ont le droit de savoir, de supprimer, de corriger, de refuser la vente ou le partage (« sharing »), et de limiter l’utilisation des renseignements personnels sensibles, tel qu’il est décrit plus amplement à la section 11.

6.2 Canada (PIPEDA et lois provinciales)

Au titre de la PIPEDA (LPRPDE) et des lois provinciales applicables en matière de protection de la vie privée, nous traitons les Données personnelles sur le fondement d’un consentement éclairé et valable obtenu des Clients finaux au moment de la collecte ou avant celle-ci. Le consentement peut être exprès ou implicite selon le caractère sensible des données et les attentes raisonnables du Client final, tel qu’il est décrit à la section 7 ci-dessous. Au titre de la Loi du Québec (Loi 25 du Québec), le consentement doit être exprès (le consentement implicite ou le consentement par opt-out n’est pas reconnu).

6.3 Principes alignés sur le GDPR (RGPD)

Bien que le GDPR (RGPD) ne soit pas la loi qui prévaut pour les activités aux États-Unis et au Canada, Billity AI incorpore les principes du GDPR (RGPD) à titre de cadre de pratiques exemplaires. Le cas échéant, le Traitement repose sur un ou plusieurs des fondements suivants : le consentement de la personne concernée; l’exécution d’un contrat; le respect d’une obligation légale; ou les intérêts légitimes poursuivis par le Responsable du traitement, sauf lorsque les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée prévalent.

7. Cadre de consentement

Billity AI utilise un modèle de consentement par couches afin que les Clients finaux soient informés de chaque finalité distincte pour laquelle leurs Données personnelles sont traitées et y consentent. Cette approche reflète le principe de limitation des finalités et veille à ce que le consentement soit granulaire, précis et librement donné.

7.1 Modèle de consentement par couches Le consentement est obtenu aux couches suivantes, chacune exigeant une autorisation distincte et précise :

Couche 1 – Achèvement de la transaction. L’Abonné recueille et traite les données du Client final dans la mesure nécessaire pour mener à bien la transaction de vente. En droit canadien, un consentement implicite peut s’appliquer à cette couche compte tenu des attentes raisonnables du Client final dans un contexte transactionnel.

Couche 2 – Communication à Billity AI aux fins d’analyse. L’Abonné obtient le consentement du Client final afin de communiquer les données de transaction à Billity AI dans le but de fournir en retour à l’Abonné des services d’analytique d’affaires, de segmentation de la clientèle et d’engagement personnalisé.

Couche 3 – Création de Personas et modélisation comportementale. Un consentement est obtenu pour que Billity AI utilise les données du Client final afin de créer et d’affiner des Personas anonymisés et des archétypes de clients. Une fois un Persona créé, il ne contient pas de Données personnelles et peut être utilisé sans consentement supplémentaire.

Couche 4 – Partage de données inter-réseaux. Un consentement distinct et précis (« Consentement inter-réseaux ») est exigé avant que les Données personnelles d’un Client final puissent être partagées entre des Abonnés au sein du Réseau Billity AI. Ce consentement est régi par l’Entente de participation au réseau de partage de données avec des tiers, distincte et volontaire (« Entente du réseau »), conclue entre l’Abonné et Billity AI. Le Consentement inter-réseaux doit être obtenu indépendamment des couches 1 à 3 et ne doit pas être regroupé avec l’achèvement d’une transaction, l’accès à un service ou l’inscription à un programme de fidélisation, ni être conditionnel à ceux-ci. Le Consentement inter-réseaux peut être obtenu au moyen de l’inscription à un programme de fidélisation (à titre d’opt-in distinct), d’un opt-in autonome au point de vente, ou d’une communication de suivi.

Couche 5 – Anonymisation aux fins d’analytique agrégée. Un consentement est obtenu (lorsqu’il est exigé, notamment selon les principes du GDPR (RGPD)) pour que Billity AI anonymise ou dépersonnalise les données du Client final afin de créer des ensembles de données agrégées pouvant servir à une analytique générale et être communiquées aux Abonnés.

Couche 6 – Partage direct de données avec un Partenaire (personnalisation et fidélisation à l’échelle du Réseau). Un consentement distinct, précis et affirmatif (« Consentement de partage direct de données avec un Partenaire » ou « Consentement de couche 6 ») est exigé avant que les dossiers identifiables ou pseudonymes d’un Client final puissent être communiqués à un ou plusieurs Abonnés partenaires nommés (« Partenaires désignés ») afin que ces Partenaires désignés, agissant à titre de Responsables du traitement indépendants, puissent personnaliser leurs propres offres, expériences et programmes de fidélisation pour cette personne. Le Consentement de couche 6 est distinct du Consentement inter-réseaux (couche 4) et n’est jamais satisfait par la couche 4 ou par toute autre couche de consentement, ni tiré de celles-ci, ni établi par défaut à partir de celles-ci, ni inféré de celles-ci; il est désactivé (OFF) par défaut et doit être activé par un acte affirmatif du Client final. L’opt-in de la couche 6 indique que des dossiers identifiables et/ou pseudonymes seront communiqués à des Partenaires désignés agissant à titre de Responsables du traitement indépendants, identifie ces Partenaires désignés (par leur nom ou au moyen du Répertoire du Réseau), énonce les finalités de personnalisation, de fidélisation et d’offres pour lesquelles les partenaires utiliseront les dossiers, et explique comment retirer le consentement. Lorsqu’un Partenaire désigné agit sur une identité partagée au moyen de ses propres fonctionnalités de la Plateforme dans le cadre de la capacité Group Shared Customer Intelligence, cette activité — y compris la constitution de publics publicitaires ou l’envoi de messages — demeure assujettie aux autres consentements applicables du Client final (par exemple, le Consentement de ciblage publicitaire au titre de la couche 7 et le consentement SMS au titre de la section 7.5). La couche 6 est régie par l’Entente de participation au réseau de partage de données avec des tiers, distincte et volontaire (« Entente du réseau »), et le contrôle de consentement de la couche d’interrogation pour la couche 6 échoue en position fermée : aucun dossier n’est servi pour quelque personne que ce soit en l’absence du Consentement de couche 6 actif de cette personne.

Couche 7 – Ciblage sur des plateformes publicitaires tierces. Un consentement distinct et précis (« Consentement de ciblage publicitaire ») est exigé avant qu’un Abonné puisse inclure les identifiants hachés d’un Client final dans un public apparié téléversé vers une plateforme publicitaire tierce (y compris Google Ads Customer Match et Meta Custom Audiences) afin de cibler cette personne par de la publicité sur ces plateformes. Seuls des identifiants hachés de façon cryptographique (SHA-256 du courriel, du téléphone ou du nom et du code postal normalisés) sont transmis à la plateforme publicitaire; les identifiants de contact bruts ne sont pas inclus dans le public téléversé ni dans le créatif publicitaire. Le Consentement de ciblage publicitaire est obtenu indépendamment des couches 1 à 6 et est appliqué à la couche d’interrogation des données; le retrait se propage de manière à retirer la personne des publics de plateforme déjà déployés dans un délai de vingt-quatre (24) heures. La communication d’identifiants hachés à une plateforme publicitaire tierce aux fins de ciblage par public apparié peut constituer un « sharing » (publicité comportementale intercontextuelle) au sens de la CCPA/CPRA et des lois étatiques analogues, et elle est assujettie au droit de retrait décrit à la section 11.

7.2 Exigences relatives au consentement Tout consentement obtenu au moyen de la Plateforme doit satisfaire aux exigences suivantes :

Indiquer une description complète des Données personnelles recueillies.
Indiquer toutes les parties avec lesquelles les données seront partagées, y compris Billity AI et, le cas échéant, les autres Abonnés du Réseau (avec un lien vers le Répertoire du Réseau à jour).
Énoncer clairement chaque finalité pour laquelle les données seront utilisées.
Donner avis si les données seront anonymisées ou dépersonnalisées.
Prendre la forme d’un opt-in lorsque la loi l’exige (y compris au titre de la Loi du Québec et pour le traitement de données sensibles). Au minimum, les mécanismes de consentement doivent offrir un opt-out clair et facile.
Permettre le retrait du consentement en tout temps, le retrait étant appliqué auprès de toutes les parties avec lesquelles les données ont été partagées pour la finalité ayant fait l’objet du consentement.
Ne pas être regroupé avec des conditions non liées ni être conditionnel à l’achèvement d’une transaction, sauf pour le consentement nécessaire à l’exécution de la transaction elle-même.

7.3 Consentement implicite (Canada)

Au titre de la PIPEDA et des lois provinciales essentiellement similaires (à l’exclusion du Québec), il peut être fait appel au consentement implicite lorsque les conditions suivantes sont réunies :

Le Client final est informé de la finalité de la collecte des données de manière claire et compréhensible au moment de la collecte ou avant celle-ci.
Les renseignements sur toutes les parties qui participent au Traitement (y compris Billity AI) sont fournis clairement et ne sont pas enfouis dans une politique de confidentialité.
Le Client final dispose d’un mécanisme d’opt-out facile, immédiat et continu.
Les données recueillies se limitent à des renseignements non sensibles.
Les données sont détruites ou effectivement dépersonnalisées dès que possible après leur utilisation.

7.4 Retrait du consentement Les Clients finaux peuvent retirer leur consentement en tout temps. Dès le retrait :

L’Abonné doit cesser la transmission des données de ce Client final vers Billity AI et aviser Billity AI du retrait.
Billity AI cessera le Traitement des Données personnelles de ce Client final et les supprimera de ses systèmes, sauf lorsque la conservation est exigée par la loi.
Les Données anonymisées tirées des données de ce Client final avant le retrait, ainsi que les Personas qui en sont issus, peuvent continuer d’être utilisés, car ils ne constituent pas des Données personnelles.
L’Abonné doit informer le Client final de toute conséquence du retrait, telle que l’impossibilité de fournir des services personnalisés.
Une communication de suivi confirmant le retrait, accompagnée d’une copie de l’avis de confidentialité applicable et d’instructions pour l’exercice de droits supplémentaires, devrait être envoyée au Client final.
Le retrait du Consentement inter-réseaux (couche 4) est assujetti aux procédures de propagation décrites à la section 6 de l’Entente du réseau, y compris l’avis en cascade à tous les Abonnés participants dans un délai de vingt-quatre (24) heures.
Le retrait du Consentement de partage direct de données avec un Partenaire (couche 6) prend effet à la couche d’interrogation des données dès le Traitement et met fin à toute communication ultérieure des dossiers de cette personne aux Partenaires désignés. Billity AI transmet une instruction d’effacement correspondante à chaque Partenaire désigné qui a reçu les dossiers de la personne, et chaque Partenaire désigné, à titre de Responsable du traitement indépendant, supprime ou occulte de façon irréversible ces dossiers dans un délai de trente (30) jours, sous la seule réserve d’un fondement de conservation documenté et exigé par la loi, tel qu’il est décrit à la section 4.7.6 de l’Entente du réseau.
Le retrait du Consentement de ciblage publicitaire (couche 7) prend effet à la couche d’interrogation des données et se propage afin de retirer les identifiants hachés de la personne des publics de plateformes publicitaires tierces déjà déployés (y compris Google Ads Customer Match et Meta Custom Audiences) dans un délai de vingt-quatre (24) heures.

7.5 Consentement propre aux SMS Le consentement à la messagerie SMS et texte est propre au Canal et indépendant de toutes les autres couches de consentement. Un consentement obtenu pour le courriel, le Web ou d’autres Canaux ne constitue pas un consentement aux SMS. Les exigences suivantes s’appliquent en plus du cadre général de consentement :

États-Unis (TCPA/CTIA): Un consentement exprès préalable est exigé pour les messages informationnels. Un consentement exprès écrit préalable est exigé pour les messages promotionnels ou de marketing. Toutes les divulgations d’opt-in doivent comprendre l’identification de la marque, le type de message, la fréquence, l’avis relatif aux frais de messagerie et de données, les instructions d’opt-out et une déclaration selon laquelle le consentement n’est pas une condition d’achat. Les exigences détaillées sont énoncées à la section 9.3 des Conditions d’utilisation.
Canada (CASL / LCAP): Un consentement exprès est exigé pour tous les messages électroniques commerciaux, y compris les SMS. Au titre de la Loi du Québec, le consentement implicite n’est pas reconnu. Tous les SMS commerciaux doivent comprendre l’identification de l’expéditeur, les coordonnées et un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Les exigences détaillées sont énoncées à la section 9.3.3 des Conditions d’utilisation.
Registres de consentement: Les registres de consentement SMS (horodatage, mode d’opt-in, libellé du consentement, identité du Client final) doivent être conservés pendant au moins quatre (4) ans et produits sur demande de Billity AI, de The Campaign Registry (TCR), des opérateurs ou des autorités de réglementation. Les registres de consentement SMS sont tenus dans le cadre de la piste d’audit immuable des consentements de la Plateforme.
Interdiction de partage des renseignements mobiles: Les renseignements sur l’abonné mobile, y compris les numéros de téléphone, les données d’opt-in aux SMS et les registres de consentement à la messagerie texte, ne seront pas communiqués à des tiers ou à des Sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Cette interdiction s’applique à toutes les catégories de partage de données décrites dans la présente Politique de confidentialité, y compris le partage inter-réseaux au titre de l’Entente du réseau.
Couche de conformité de la messagerie: Billity AI applique, au moment de l’envoi, une Couche de conformité de la messagerie à chaque envoi de SMS et de courriel initié par un agent. Le consentement est classé comme exprès, implicite (lorsque le territoire le permet et que l’habilitation sur la Plateforme le prévoit) ou absent, et il est circonscrit par organisation d’Abonné (organization_id / marque). Le consentement exprès demeure en vigueur jusqu’à sa révocation. Les fenêtres de consentement implicite ou de soft opt-in, lorsqu’elles sont utilisées, suivent les règles du territoire applicable; la position par défaut de la Plateforme pour les envois de marketing et les envois commerciaux initiés par un agent est d’exiger un consentement exprès, sauf si un droit de l’Abonné active expressément une voie implicite. La révocation (y compris STOP et les mots-clés équivalents) est honorée en temps réel, avec une limite extérieure ferme de dix (10) jours ouvrables, et elle s’applique à l’ensemble des Canaux au sein de la même marque de l’Abonné. Les envois initiés par un agent respectent les heures de silence selon l’heure locale du destinataire (fenêtre d’envoi permise par défaut de 8 h 00 à 20 h 00, les horaires étatiques plus stricts, comme ceux du Texas, étant appliqués le cas échéant); les envois qui tomberaient pendant les heures de silence sont retenus puis libérés, et non écartés. Le Consentement inter-réseaux et le Consentement de partage direct de données avec un Partenaire n’autorisent jamais un autre Abonné à envoyer des SMS ou des courriels en utilisant le consentement de messagerie du premier Abonné.
Avis au Personnel de l’Abonné: Lorsque des Abonnés invitent leurs employés, entrepreneurs ou mandataires à recevoir des avis SMS opérationnels au moyen de la Plateforme (tel qu’il est décrit à la section 9.13 des Conditions d’utilisation), le consentement est obtenu au moyen d’un mécanisme d’opt-in affirmatif sur invitation. La participation est volontaire et ne doit pas être conditionnelle à l’emploi ou à l’engagement. Le Personnel de l’Abonné peut se retirer en tout temps en répondant STOP. Les numéros de téléphone du Personnel de l’Abonné et les données d’opt-in sont conservés séparément des données des Clients finaux et ne sont jamais utilisés pour la génération de Personas, l’enrichissement inter-réseaux, l’entraînement de modèles d’IA ou des fins de marketing.

8. Finalités du Traitement

Nous traitons les Données personnelles uniquement aux fins divulguées aux Clients finaux au moment de la collecte ou avant celle-ci, ou à des fins compatibles avec le contexte de collecte initial. Nos finalités de Traitement comprennent :

Mener à bien et faciliter les transactions entre les Clients finaux et les Abonnés.
Fournir aux Abonnés de l’analytique, de l’intelligence d’affaires et de la segmentation de la clientèle.
Générer des Personas anonymisés et des archétypes de clients à l’usage des Abonnés.
Permettre des recommandations de produits et de services hyperpersonnalisées aux Clients finaux.
Gérer et exploiter le programme de fidélisation Billity AI et les outils d’engagement inter-réseaux (sous réserve de l’Entente du réseau).
Faciliter le partage de données inter-réseaux entre Abonnés consentants au sujet de Clients finaux communs (sous réserve de l’Entente du réseau et du Consentement inter-réseaux).
Communiquer des dossiers identifiables et pseudonymes de Clients finaux à des Abonnés qui sont des Partenaires désignés, agissant à titre de Responsables du traitement indépendants, pour leurs propres programmes de personnalisation, de fidélisation et d’offres, et permettre à un Partenaire désigné d’agir sur une identité partagée et consentie au moyen des propres fonctionnalités de la Plateforme du Partenaire désigné (sous réserve de l’Entente du réseau et du Consentement de partage direct de données avec un Partenaire / couche 6).
Constituer des publics publicitaires appariés à partir d’identifiants hachés de Clients finaux et les synchroniser, avec le créatif publicitaire examiné au regard des politiques, vers des plateformes publicitaires tierces, y compris Google Ads Customer Match et Meta Custom Audiences (sous réserve du Consentement de ciblage publicitaire / couche 7 et du droit de retrait prévu à la section 11).
Transmettre des SMS et des messages texte aux Clients finaux pour le compte des Abonnés, y compris les interactions avec Billity Bot, les avis, les offres et les messages transactionnels (sous réserve du consentement propre aux SMS décrit à la section 7.5 et à la section 9 des Conditions d’utilisation).
Réaliser une analyse de tendances agrégée et anonymisée aux fins d’amélioration de la Plateforme.
Remplir les obligations légales, y compris répondre aux demandes d’accès des personnes concernées.
Assurer la sécurité et l’intégrité de la Plateforme.

8.1 Limitation des finalités Nous ne traitons pas les Données personnelles à des fins qui diffèrent de façon importante de celles divulguées au moment de la collecte ou qui sont incompatibles avec celles-ci, sauf si nous obtenons un nouveau consentement précis du Client final.

8.2 Minimisation des données Nous recueillons, utilisons, conservons et partageons uniquement les Données personnelles qui sont raisonnablement nécessaires et proportionnées à la réalisation des finalités de Traitement décrites ci-dessus.

9. Partage et communication des données

9.1 Partage avec les Abonnés Nous partageons avec les Abonnés de l’analytique, des constats, des Personas et, lorsque le consentement a été obtenu, des données de Clients finaux aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. Les Abonnés sont contractuellement tenus de traiter les données conformément aux lois applicables en matière de protection des données, à la présente Politique de confidentialité et aux Conditions d’utilisation.

9.2 Partage inter-réseaux Lorsqu’un Client final est commun à plusieurs Abonnés au sein du Réseau Billity AI, nous pouvons partager des données au sujet de ce Client final entre ces Abonnés, mais uniquement lorsque :

L’Abonné a signé l’Entente de participation au réseau de partage de données avec des tiers, distincte et volontaire (« Entente du réseau »).
Le Client final a fourni un Consentement inter-réseaux distinct, précis et éclairé pour un tel partage (couche 4), obtenu indépendamment de toutes les autres couches de consentement et non conditionnel à quelque transaction, service ou inscription à un programme de fidélisation que ce soit.
L’identité des Abonnés avec lesquels les données peuvent être partagées a été divulguée (ou un lien vers le Répertoire du Réseau à jour a été fourni).
La finalité du partage a été clairement communiquée.

Le partage de données inter-réseaux est régi exclusivement par l’Entente du réseau et ne constitue ni une fonctionnalité ni une obligation de l’abonnement de base à la Plateforme. L’Entente du réseau prévoit plus d’une catégorie de flux de données : (a) un flux d’intermédiaire d’enrichissement, dans lequel le moteur d’enrichissement de Billity AI renvoie des signaux enrichis sans transmettre les dossiers bruts d’un Abonné à un autre, dont l’accès est conditionné par le Consentement inter-réseaux (couche 4); (b) un Partage direct de données, dans lequel deux Abonnés, agissant à titre de Responsables du traitement indépendants à l’égard d’une connexion mutuellement acceptée, échangent directement des catégories définies de données consenties selon le principe du moindre privilège; et (c) un Partage direct de données avec un Partenaire, dans lequel un Abonné contributeur communique des dossiers identifiables ou pseudonymes à des Partenaires désignés pour leurs propres programmes de personnalisation, de fidélisation et d’offres, dont l’accès est conditionné par le Consentement de partage direct de données avec un Partenaire (couche 6). Dans le cadre de la capacité Group Shared Customer Intelligence, un Abonné qui a obtenu le consentement applicable peut rattacher un Client final ayant consenti à un groupe de partage de données afin que les autres membres de ce groupe puissent agir sur l’identité partagée et consentie au moyen de leurs propres fonctionnalités de la Plateforme (telles que les recommandations, la messagerie et la constitution de publics publicitaires), en tout temps sous réserve du contrôle de consentement applicable (couche 4 ou couche 6) et des autres consentements applicables du Client final (y compris le Consentement de ciblage publicitaire au titre de la couche 7 et le consentement SMS au titre de la section 7.5). Dans tous les cas, le contrôle de consentement est appliqué à la couche d’interrogation des données, et non seulement à la couche applicative, et il échoue en position fermée. L’architecture détaillée des flux de données, les utilisations permises, les utilisations interdites et les contrôles de gouvernance des données sont décrits aux sections 4 et 7 de l’Entente du réseau.

Gérer le consentement et les droits en matière de vie privée →

9.3 Données anonymisées et pseudonymisées Nous pouvons partager des données anonymisées ou agrégées avec les Abonnés et d’autres parties sans restriction, car de telles données ne constituent pas des Données personnelles. Lorsque nous employons des techniques de pseudonymisation (telles que la tokenisation ou la technologie de preuve à connaissance nulle), nous veillons à ce que :

Billity AI ne détienne pas la clé ni les renseignements supplémentaires nécessaires pour réidentifier la personne concernée.
Chaque Abonné génère un jeton constant pour ses clients, ce qui permet à Billity AI de corréler les données entre Abonnés sans accéder à des renseignements identifiables.
Lorsque l’analyse est renvoyée à un Abonné, seul cet Abonné peut réidentifier les données au moyen de sa propre clé.

9.4 Communications à des tiers Nous ne vendons pas, ne louons pas et ne concédons pas sous licence des Données personnelles identifiables à des tiers à l’extérieur du Réseau Billity AI. Nous pouvons communiquer des Données personnelles :

Aux fournisseurs de services et aux Sous-traitants qui exécutent des services pour notre compte (y compris l’infrastructure de livraison SMS/MMS), sous réserve d’obligations contractuelles de protection des données.
Aux plateformes publicitaires tierces (y compris Google Ads et Meta), auxquelles nous transmettons uniquement des identifiants de Clients finaux hachés de façon cryptographique afin de constituer des publics appariés (Google Ads Customer Match et Meta Custom Audiences) pour la publicité d’un Abonné, lorsque le Client final visé a fourni un Consentement de ciblage publicitaire (couche 7). Ces plateformes agissent à titre de Responsables du traitement indépendants ou d’entreprises indépendantes à l’égard des données appariées, aux termes de leurs propres conditions d’appariement de clients et de traitement des données; Billity AI ne transmet pas d’identifiants de contact bruts ni de créatif publicitaire contenant des identifiants bruts. Cette communication peut constituer un « sharing » au sens de la CCPA/CPRA et elle est assujettie au droit de retrait prévu à la section 11.
Aux Abonnés qui sont des Partenaires désignés, agissant à titre de Responsables du traitement indépendants, auxquels un Abonné contributeur communique des dossiers identifiables ou pseudonymes de Clients finaux pour les propres programmes de personnalisation, de fidélisation et d’offres du Partenaire désigné, lorsque le Client final visé a fourni un Consentement de partage direct de données avec un Partenaire (couche 6), tel que le régit l’Entente du réseau.
Aux forces de l’ordre, aux autorités de réglementation ou aux tribunaux lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits légaux.
Aux parties à une fusion, à une acquisition ou à une vente d’actifs, sous réserve de garanties appropriées de protection des données et d’exigences d’avis.

Exclusion des données d’opt-in aux SMS : Nonobstant toute autre disposition de la présente section 9, les renseignements sur l’abonné mobile, les données d’opt-in aux SMS et les registres de consentement à la messagerie texte ne seront jamais partagés avec un tiers, vendus à un tiers ni communiqués à un tiers (y compris les autres participants au Réseau) à des fins de marketing ou de promotion. Cette exclusion s’applique à toutes les catégories de partage décrites dans la présente Politique de confidentialité et dans l’Entente du réseau.

10. Anonymisation, dépersonnalisation et pseudonymisation

10.1 Norme d’anonymisation Conformément aux orientations du GDPR (RGPD) et aux recommandations du Comité européen de la protection des données, l’anonymisation désigne la modification permanente et irréversible des données de sorte que la réidentification ne soit raisonnablement pas possible pour quelque partie que ce soit, par quelque moyen que ce soit.

10.2 Dépersonnalisation (CCPA/CPRA)

Au titre de la CCPA/CPRA, les données dépersonnalisées sont des données qui ne peuvent raisonnablement servir à inférer des renseignements au sujet d’un consommateur en particulier ou à être autrement liées à celui-ci. Nous conservons les Données dépersonnalisées conformément aux exigences de la CCPA/CPRA : (a) en prenant des mesures raisonnables pour veiller à ce que les données ne puissent pas être associées à un consommateur ou à un ménage; (b) en nous engageant publiquement à conserver et à utiliser les données sous forme dépersonnalisée; et (c) en obligeant contractuellement tous les destinataires à respecter les dispositions relatives à la dépersonnalisation.

10.3 Pseudonymisation et tokenisation Lorsque l’anonymisation complète n’est pas praticable, nous pouvons employer des techniques de pseudonymisation, y compris la tokenisation et des technologies d’amélioration de la protection de la vie privée (telles que les protocoles de preuve à connaissance nulle), afin de protéger l’identité des Clients finaux tout en permettant l’analytique inter-réseaux. Les Données pseudonymisées demeurent des Données personnelles et sont traitées conformément à la présente Politique de confidentialité et au droit applicable.

10.4 Personas

Les Personas générés par la Plateforme sont des archétypes de clients anonymisés et agrégés. Ils ne contiennent pas de Données personnelles qui identifient une personne ou qui pourraient raisonnablement être liées à une personne. Les Personas peuvent être librement partagés avec les Abonnés au sein du Réseau sans consentement supplémentaire.

11. Vos droits en matière de vie privée

Selon votre territoire, vous pouvez disposer des droits suivants à l’égard de vos Données personnelles. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer avec nous au moyen des coordonnées fournies à la section 16.

11.1 Droits au titre de la CCPA/CPRA (États-Unis – résidents de la Californie)

Droit de savoir quelles Données personnelles nous avons recueillies à votre sujet.
Droit de supprimer les Données personnelles que nous avons recueillies à votre sujet, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Droit de corriger des Données personnelles inexactes.
Droit de refuser la vente ou le partage (« sharing »). Billity AI ne vend pas de Données personnelles. Deux catégories de communication peuvent constituer un « sharing » (y compris la publicité comportementale intercontextuelle) au sens de la CCPA/CPRA et des lois étatiques analogues, et sont assujetties à des droits de retrait : (a) le partage inter-réseaux au titre de l’Entente du réseau (y compris le Partage direct de données et le Partage direct de données avec un Partenaire); et (b) la transmission d’identifiants hachés de Clients finaux à des plateformes publicitaires tierces (Google Ads Customer Match et Meta Custom Audiences) afin de constituer des publics publicitaires appariés. Un Client final peut exercer le retrait au moyen de la surface de gestion du consentement décrite dans la présente Politique de confidentialité; le retrait du Consentement de ciblage publicitaire (couche 7) se propage afin de retirer la personne des publics de plateforme déjà déployés dans un délai de vingt-quatre (24) heures, et le retrait du Consentement de partage direct de données avec un Partenaire (couche 6) met fin immédiatement, à la couche d’interrogation, à toute communication ultérieure au Partenaire et déclenche le processus d’effacement auprès du Partenaire décrit à la section 4.7.6 de l’Entente du réseau.
Droit de limiter l’utilisation et la communication des renseignements personnels sensibles.
Droit à la non-discrimination pour l’exercice de tout droit au titre de la CCPA/CPRA.

Exercer vos droits en matière de vie privée →

11.2 Droits au titre de la PIPEDA et des lois provinciales (Canada)

Droit d’accès à vos Données personnelles dans un délai raisonnable.
Droit de correction des Données personnelles inexactes ou incomplètes.
Droit de retirer le consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.
Droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou auprès du commissaire à la protection de la vie privée de la province concernée.

11.3 Droits alignés sur le GDPR (RGPD)

Billity AI étend les droits suivants, alignés sur le GDPR (RGPD), à tous les Clients finaux à titre de pratique exemplaire :

Droit d’être informé de la manière dont vos données sont traitées.
Droit à l’effacement lorsque les données ne sont plus nécessaires ou que le consentement est retiré.
Droit à la limitation du Traitement dans certaines circonstances.
Droit à la portabilité des données dans un format structuré et lisible par machine.
Droit d’opposition à la prise de décision automatisée, y compris le profilage.

11.4 Droits propres aux SMS En plus des droits décrits ci-dessus, les Clients finaux et le Personnel de l’Abonné qui reçoivent des messages SMS au moyen de la Plateforme ont le droit :

De se retirer de la messagerie SMS en tout temps en répondant STOP (ou STOPALL, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END ou QUIT) à tout message, ou en communiquant avec l’Abonné ou avec Billity AI à privacy@billity.ai.
De demander des renseignements sur le consentement SMS qui a été consigné et sur le fondement en vertu duquel les messages sont envoyés.
Au titre de la CASL (LCAP), les demandes de retrait doivent être traitées dans un délai de dix (10) jours ouvrables. Au titre de la TCPA et des lignes directrices de la CTIA, le retrait doit être honoré immédiatement.
Droits propres au Personnel de l’Abonné: Le Personnel de l’Abonné qui a donné son opt-in pour recevoir des avis au Personnel a le droit de se retirer en tout temps sans conséquence défavorable sur le plan de l’emploi ou du contrat. Dès le retrait ou le départ de l’organisation de l’Abonné, le numéro de téléphone et les préférences d’avis de la personne seront supprimés de la Plateforme dans un délai de trente (30) jours, sous réserve des exigences de conservation des dossiers de conformité. Le Personnel de l’Abonné peut également demander l’accès à ses Données personnelles détenues par la Plateforme, leur correction ou leur suppression en communiquant avec l’Abonné ou avec Billity AI à privacy@billity.ai.

12. Prise de décision automatisée, profilage et gouvernance de l’IA

12.1 Transparence

La Plateforme Billity AI utilise une analytique propulsée par l’IA (Google Gemini à titre de modèle principal et Anthropic Claude à titre de modèle secondaire) pour analyser les données transactionnelles, générer des Personas et fournir des recommandations personnalisées. Lorsque la Plateforme effectue un Traitement automatisé qui produit des effets juridiques ou des effets significatifs semblables, nous divulguerons l’existence d’un tel Traitement, fournirons une explication utile de la logique sous-jacente et indiquerons les catégories de Données personnelles utilisées.

12.2 Équité et exactitude Nous nous engageons à veiller à ce que nos algorithmes d’IA soient équitables, exempts de biais et empiriquement solides. Nous utilisons des procédures mathématiques et statistiques appropriées, mettons en œuvre des mesures pour corriger les inexactitudes, prenons des mesures pour prévenir les effets discriminatoires et auditons régulièrement nos algorithmes quant à l’exactitude, à l’équité et aux biais. Les audits de biais évaluent l’effet disparate selon des caractéristiques protégées, notamment la race, l’origine ethnique, le genre, l’âge, le handicap et l’origine nationale.

12.3 Droit de retrait Lorsque les lois étatiques applicables en matière de protection de la vie privée des consommateurs l’exigent (y compris celles de la Californie, du Colorado, du Connecticut et de la Virginie), les Clients finaux ont le droit de se retirer des activités de profilage qui servent des décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets significatifs semblables.

12.4 Cadre de gouvernance de l’IA Billity AI maintient un cadre complet de gouvernance de l’IA tel qu’il est décrit aux sections 7.5 à 7.10 des Conditions d’utilisation. Les éléments clés du cadre de gouvernance de l’IA qui sont pertinents pour la vie privée comprennent :

Gouvernance des données d’entraînement: Les modèles d’IA sont entraînés, affinés et évalués au moyen de données qui ont été recueillies licitement et qui sont assujetties à un consentement approprié. Les Données clients ne seront pas utilisées pour entraîner ou affiner des modèles d’IA à usage général sans le consentement écrit préalable de l’Abonné. Les Données clients d’un Abonné ne seront pas utilisées pour entraîner des modèles qui profitent à un autre Abonné, sauf au moyen de données anonymisées et agrégées qui ne constituent pas des Données personnelles.
Gestion du risque lié aux modèles: Billity AI maintient la validation des modèles, la surveillance du rendement et la détection de dérive pour tous les modèles d’IA utilisés dans la Plateforme. Les modèles à risque élevé (ceux qui produisent des résultats qui touchent de façon importante l’accès du Client final à des produits, à des services, à des prix ou à des possibilités) font l’objet d’un examen renforcé.
Intervention en cas d’incident d’IA: Billity AI maintient des procédures pour repérer, examiner et corriger les incidents d’IA, y compris les défaillances de modèles, les résultats non voulus et les événements de biais. Les Abonnés touchés sont avisés des incidents d’IA importants dans un délai de soixante-douze (72) heures.
Utilisations interdites: Les capacités d’IA de la Plateforme ne peuvent pas être utilisées pour une discrimination illicite, une manipulation trompeuse, une notation sociale dissimulée, une identification biométrique non autorisée, la génération d’hypertrucages (deepfakes), ou toute finalité qui contourne les protections de la vie privée de la Plateforme. Une liste complète des utilisations d’IA interdites est énoncée à la section 7.8 des Conditions d’utilisation.

12.5 Modèles d’IA fournis par l’Abonné Lorsqu’un Abonné intègre ses propres modèles d’IA à la Plateforme, l’Abonné est seul responsable du développement, de l’entraînement, de la validation, de l’exactitude, de l’équité et de la conformité juridique de ces modèles. Les Données clients traitées par des modèles d’IA fournis par l’Abonné demeurent assujetties à toutes les obligations de protection des données de la présente Politique de confidentialité. Les conditions détaillées qui régissent les modèles d’IA de l’Abonné sont énoncées à la section 7.7 des Conditions d’utilisation.

12.6 Conformité réglementaire relative à l’IA Les capacités d’IA de la Plateforme sont conçues pour se conformer aux cadres applicables et émergents de gouvernance de l’IA, y compris les orientations de la FTC sur l’équité algorithmique, la Texas Responsible AI Governance Act (« RAIGA », en vigueur le 1er janvier 2026), la Colorado Artificial Intelligence Act (SB 24-205), les CCPA Automated Decision-Making Technology Regulations (en vigueur le 1er janvier 2027), les principes de la Loi sur l’intelligence artificielle et les données proposée (« AIDA »), qui n’a pas été adoptée, à titre de cadre de préparation, les articles 13 à 15 et 22 du GDPR (RGPD) (prise de décision automatisée), et le Règlement (UE) 2024/1689 (règlement européen sur l’IA) à titre de mesure de préparation. Billity AI maintient un programme complet de gouvernance de l’IA, y compris le programme de gouvernance de l’IA, l’évaluation d’impact de l’IA, les fiches de modèle et un système de portes de qualité AI Harness, chacun tel qu’il est décrit aux sections 7.5 à 7.10 des Conditions d’utilisation. Lorsque les Abonnés déploient la Plateforme dans des territoires assortis d’exigences précises de gouvernance de l’IA, les Abonnés sont responsables de réaliser les évaluations d’impact algorithmique exigées, la documentation des risques du côté du déployeur et la fourniture des avis aux consommateurs exigés. Billity AI fournira une coopération raisonnable et un accès à la documentation des modèles. Des précisions supplémentaires sur la conformité réglementaire relative à l’IA figurent à la section 7.9 des Conditions d’utilisation.

13. Conservation des données

Nous conservons les Données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si une période de conservation plus longue est exigée ou permise par la loi. Nos pratiques de conservation sont guidées par les principes suivants :

Les Données personnelles utilisées pour l’achèvement d’une transaction sont conservées pendant la période nécessaire à l’exécution de la transaction et des obligations connexes.
Les Données personnelles utilisées pour l’analytique et la personnalisation sont conservées pendant la durée de l’abonnement actif de l’Abonné, ou jusqu’à ce que le Client final retire son consentement, selon le premier de ces événements.
Les Données anonymisées et les Personas ne sont pas assujettis à des limites de conservation, car ils ne constituent pas des Données personnelles.
À l’expiration ou à la résiliation de l’entente d’un Abonné, les Données personnelles sont supprimées ou retournées à l’Abonné dans un délai de trente (30) jours, sauf si la conservation est exigée par la loi, conformément à la section 14.4 des Conditions d’utilisation.
Les Données personnelles qui ne sont plus nécessaires à la finalité énoncée sont détruites de façon sécuritaire ou dépersonnalisées conformément à la présente Politique de confidentialité.
Registres de consentement SMS: Les registres d’opt-in et de retrait SMS, y compris le libellé du consentement, l’horodatage et le mode de consentement, sont conservés pendant au moins quatre (4) ans afin de satisfaire aux exigences de conformité de la TCPA, de la CTIA, de la CASL (LCAP) et du TCR, même si le Client final ou le membre du Personnel de l’Abonné se retire de la messagerie ou si l’abonnement de l’Abonné prend fin. Cette période de conservation peut dépasser les périodes générales de conservation décrites ci-dessus.
Demandes de suppression vérifiées et registres de consentement SMS (plancher de quatre ans de la TCPA) : Lorsqu’un Client final ou une autre personne concernée présente une demande vérifiée de suppression de Données personnelles et qu’une ligne correspondante dans le dépôt de registres de consentement SMS de Billity AI n’a pas encore atteint la période minimale de conservation de quatre (4) ans exigée pour la défense au titre de la TCPA, de la CTIA, de la CASL et du TCR, Billity AI retirera ou anonymisera de façon irréversible les champs de Données personnelles associés à ce registre (tels que les numéros de téléphone chiffrés, les adresses IP, les identifiants d’appareil et les champs de nom ou de courriel lorsqu’ils sont présents) de sorte que les renseignements restants ne puissent raisonnablement pas être reliés de nouveau à la personne. Les renseignements non identifiants nécessaires pour démontrer le consentement — y compris le texte de consentement présenté, l’identifiant de version du libellé de consentement, l’horodatage, les métadonnées du Canal de message, l’indicateur de territoire ou de pays et la classification du type de consentement — peuvent être conservés pour le reste de la période de quatre (4) ans, car ces renseignements, pris isolément, n’identifient pas une personne physique. L’événement d’anonymisation est consigné dans la piste d’audit immuable d’épuration relative à la vie privée de Billity AI. Les consommateurs reçoivent une confirmation que les Données personnelles ont été retirées, tandis que des registres non identifiants de la transaction de consentement peuvent être conservés aux fins de conformité légale, tel qu’il est divulgué aux présentes.
Données du Personnel de l’Abonné: Dès le retrait d’un membre du Personnel de l’Abonné ou son départ de l’organisation de l’Abonné, le numéro de téléphone et les préférences d’avis de la personne sont supprimés de la Plateforme dans un délai de trente (30) jours, sauf que les registres de consentement sont conservés pendant le minimum de quatre (4) ans décrit ci-dessus. Aucun autre message n’est envoyé après le retrait ou l’avis de départ.

14. Sécurité des données

Billity AI met en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques afin de protéger les Données personnelles contre l’accès, la communication, l’altération, la destruction ou la perte non autorisés. Nos mesures de sécurité comprennent :

Le chiffrement des Données personnelles en transit (TLS 1.2 ou supérieur, TLS 1.3 lorsqu’il est pris en charge) et au repos (AES-256).
Des contrôles d’accès fondés sur les rôles (RBAC) avec les rôles OWNER et ADMIN; une authentification multifacteur exigée pour l’accès d’administration; le moindre privilège par défaut.
Des évaluations de sécurité régulières, des tests d’intrusion (annuels, par un tiers) et une analyse des vulnérabilités.
Des procédures d’intervention en cas d’incident, y compris l’avis d’atteinte conformément au droit applicable, à la section 6.5 des Conditions d’utilisation et à la section 9 de l’Entente de traitement des données (avis initial dans un délai de 24 heures; rapport détaillé dans un délai de 72 heures).
Des obligations contractuelles de protection des données imposées à tous les fournisseurs de services et Sous-traitants, y compris les fournisseurs de livraison de SMS.
La formation des employés sur les pratiques exemplaires en matière de protection des données et de sécurité de l’information.
Une journalisation d’audit immuable pour tout accès aux données, tout événement de consentement, toute action d’Agent autonome et tout changement de configuration, avec une conservation minimale de douze (12) mois.

Bien que nous prenions des précautions raisonnables pour protéger les Données personnelles, aucun système de transmission ou de conservation de données n’est garanti comme étant entièrement sécurisé.

15. Transferts internationaux de données

Comme Billity AI exerce ses activités à la fois aux États-Unis et au Canada, les Données personnelles peuvent être transférées au-delà des frontières provinciales et internationales. Lorsque des Données personnelles sont transférées entre des territoires, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, notamment :

Des protections contractuelles exigeant que la partie destinataire maintienne le même niveau de protection des données que celui exigé par le droit du territoire d’origine.
La conformité aux exigences de la PIPEDA (LPRPDE) relatives aux transferts transfrontaliers de données, y compris la transparence quant aux territoires dans lesquels les données peuvent être conservées ou traitées.
Pour tout Traitement futur mettant en cause des données provenant de l’Espace économique européen (EEE), le recours à des mécanismes de transfert approuvés tels que les clauses contractuelles types ou les décisions d’adéquation.

16. Coordonnées

Si vous avez des questions au sujet de la présente Politique de confidentialité, si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en matière de vie privée, ou si vous avez des préoccupations quant à la manière dont vos Données personnelles sont traitées, veuillez communiquer avec nous :

DataBillity, Inc. faisant affaire sous le nom Billity AI À l’attention de : Délégué à la protection des données Courrier : 1007 N. Orange Street, 4th Floor, Ste. 2218, Wilmington, DE 19801 Courriel : privacy@billity.ai Téléphone : 206-657-6752 Web : www.billity.ai

Billity AI désigne Bryan Guy, J.D., chef de la direction et cofondateur, DataBillity, Inc. faisant affaire sous le nom Billity AI, à titre de Responsable de la protection de la vie privée et de Délégué à la protection des données aux fins de l’obligation de rendre compte au titre de la PIPEDA (LPRPDE), des attentes de transparence et de contact au titre de la Loi du Québec (Loi 25 du Québec), et du programme de protection de la vie privée décrit à la section 19 de la présente Politique de confidentialité. La même personne agit à titre de contact réglementaire pour les demandes relatives à la vie privée à l’adresse de courriel ci-dessus. La coordination quotidienne des demandes vérifiées des personnes concernées peut être effectuée par du personnel des opérations autorisé, selon des politiques approuvées par le Responsable de la protection de la vie privée; l’obligation réglementaire de rendre compte et l’escalade pour les rôles décrits à la présente section 16 demeurent auprès du Responsable de la protection de la vie privée désigné.

Lorsqu’un Client final n’a pas fourni d’adresse de courriel à Billity AI (par exemple, certains parcours d’intégration par SMS seulement) et ne peut donc pas terminer un parcours de vérification libre-service par courriel sur billity.ai, le Client final peut communiquer avec privacy@billity.ai afin de vérifier son identité et d’exercer les droits applicables en matière de vie privée au moyen du processus d’examen manuel de Billity AI, sous réserve de normes de vérification raisonnables conformes à la présente Politique de confidentialité et au droit applicable.

Nous répondrons aux demandes vérifiées dans les délais exigés par le droit applicable : dans un délai de 45 jours pour les demandes au titre de la CCPA/CPRA (avec une prolongation de 45 jours lorsqu’elle est raisonnablement nécessaire) et dans un délai de 30 jours pour les demandes au titre de la PIPEDA.

17. Vie privée des enfants

La Plateforme Billity AI est conçue pour être utilisée par des entreprises et ne s’adresse pas aux personnes de moins de seize (16) ans. Nous ne recueillons pas sciemment de Données personnelles auprès d’enfants. Si nous constatons que nous avons recueilli par inadvertance des Données personnelles auprès d’un enfant, nous prendrons sans délai des mesures pour les supprimer. Cela est conforme à la section 2.2 des Conditions d’utilisation.

18. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques en matière de données, dans les lois applicables ou dans le fonctionnement de la Plateforme. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous :

Fournirons un préavis aux Abonnés au moyen de la Plateforme ou par courriel.
Mettrons à jour la « Date d’entrée en vigueur » et la date de « Dernière mise à jour » en tête de la présente Politique de confidentialité.
Obtiendrons un nouveau consentement des Clients finaux avant de traiter leurs données de manières qui diffèrent de façon importante de celles décrites dans la version de la présente Politique de confidentialité en vigueur au moment de la collecte, tel que l’exige le droit applicable.

19. Programme de conformité en matière de protection des données

Billity AI maintient un programme complet de conformité en matière de protection des données, conçu pour assurer le respect continu de la présente Politique de confidentialité et des lois applicables en matière de protection des données. Le programme comprend :

Une carte des données qui suit la source de chaque élément de données, le consentement obtenu au moment de la collecte, ainsi que tout partage et toute utilisation en aval.
Des évaluations des risques régulières afin de repérer et d’atténuer les risques pour la vie privée, y compris des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée annuelles pour les activités de partage de données inter-réseaux.
Des politiques et des procédures écrites régissant la collecte, l’utilisation, le partage, la conservation et la destruction des données.
Des contrôles administratifs, technologiques et physiques pour faire respecter les exigences de protection de la vie privée et de sécurité.
Un Délégué à la protection des données qualifié, chargé de surveiller la conformité.
Direction nommée en matière de vie privée: Par souci de clarté, le rôle de Délégué à la protection des données / Responsable de la protection de la vie privée indiqué au point précédent est assumé par Bryan Guy, J.D., chef de la direction et cofondateur, tel qu’il est énoncé à la section 16 de la présente Politique de confidentialité. Le Responsable de la protection de la vie privée peut déléguer la réception et la coordination courantes des demandes des personnes concernées (DSR) à du personnel des opérations formé; la délégation ne dessaisit pas le Responsable de la protection de la vie privée nommé de son obligation légale de rendre compte.
Une formation et une communication régulières aux employés et aux entrepreneurs.
Une réévaluation périodique du risque et de l’efficacité des politiques, des procédures et des contrôles.
La gestion du risque lié aux tiers, y compris des évaluations du risque des fournisseurs pour les fournisseurs de services tels que les fournisseurs de connectivité SMS, Stripe (paiements) et les fournisseurs d’infrastructure infonuagique.

20. Obligations de l’Abonné

Les Abonnés qui utilisent la Plateforme Billity AI sont responsables de ce qui suit :

Obtenir tous les consentements exigés de leurs Clients finaux avant de transmettre des Données personnelles à la Plateforme, conformément au modèle de consentement par couches décrit à la section 7, y compris le consentement propre aux SMS décrit à la section 7.5.
Fournir aux Clients finaux un avis clair et bien visible au point de collecte ou avant celui-ci, décrivant les données recueillies, les parties avec lesquelles elles seront partagées (y compris Billity AI) et les finalités du partage.
Envoyer des communications de suivi aux Clients finaux confirmant le consentement, fournissant une copie complète de l’avis de confidentialité applicable (ou un lien vers celui-ci), et fournissant des indications pour l’exercice de leurs droits de correction, de suppression ou de retrait du consentement.
Aviser sans délai Billity AI lorsqu’un Client final retire son consentement (y compris le retrait SMS au moyen des mots-clés STOP), et cesser la transmission des données de ce Client final vers la Plateforme.
Se conformer à toutes les lois applicables en matière de protection des données dans leur territoire, y compris la TCPA, les lignes directrices de la CTIA et la CASL (LCAP) pour les activités de messagerie SMS.
Conclure une Entente de traitement des données (ETD) avec Billity AI qui régit le Traitement des Données personnelles.
S’ils participent au Réseau, signer l’Entente du réseau distincte et obtenir le Consentement inter-réseaux (couche 4) indépendamment de toutes les autres couches de consentement, tel qu’il est décrit à la section 7.1 et dans l’Entente du réseau.
Obligations propres aux SMS: Maintenir des divulgations d’opt-in conformes; conserver les registres de consentement SMS pendant quatre (4) ans; maintenir un site Web actif comportant une politique de confidentialité et des conditions propres aux SMS; mettre en œuvre un contrôle de l’âge lorsque cela est exigé; se conformer aux restrictions de contenu SHAFT et aux heures de silence; et collaborer aux demandes des opérateurs et aux examens de conformité du TCR. Les obligations SMS détaillées sont énoncées à la section 9.6 des Conditions d’utilisation.
Obligations relatives aux avis au Personnel de l’Abonné: Utiliser le mécanisme d’opt-in sur invitation de la Plateforme pour toute inscription du Personnel de l’Abonné; veiller à ce que la participation soit volontaire et ne constitue pas une condition d’emploi ou d’engagement; veiller à ce que le contenu des avis au Personnel soit strictement opérationnel (aucun contenu de marketing ou de promotion); se conformer aux lois applicables en matière d’emploi et de travail concernant l’utilisation d’appareils personnels, les politiques BYOD, le remboursement des coûts et les communications hors des heures de travail; aviser sans délai Billity AI lorsque du Personnel de l’Abonné quitte l’organisation; et tenir des registres de consentement d’opt-in du Personnel conformément à la section 9.3.4 des Conditions d’utilisation. Les obligations détaillées relatives aux avis au Personnel sont énoncées à la section 9.13 des Conditions d’utilisation.
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La présente Politique de confidentialité entre en vigueur le 1er avril 2026.

Le présent document est exclusif et confidentiel.